Adatkezelési tájékoztató

Jelen dokumentum tartalmazza a SENSO-MEDIA Zrt. (a továbbiakban: Adatkezelő) belső visszaélés bejelentési rendszerében tett bejelentésekkel kapcsolatos adatkezelési tájékoztatását.

Az adatkezelési tájékoztató a 2016/679 számú Általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban:

Rendelet) szabályaival összhangban készült.

Székhely: 1116 Budapest, Kondorfa utca 10.

E-mail: info@sensomedia.hu

Adatvédelmi tisztviselő neve: dr. Németh Ádám (dr. Németh Ádám Ügyvédi Iroda)

Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége: tisztviselo@drnemethadam.hu

1.A kezelt adatok köre, az adatkezelés jogalapja, célja, és az adatkezelés időtartama

1.1. Bejelentés tétele során megvalósuló adatkezelés

Adatkezelési esetkör leírása, az adatkezelés célja

A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztörvény) 18. §-a alapján Adatkezelő köteles belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni és üzemeltetni. A bejelentések megtételére és kivizsgálására vonatkozó szabályokat a belső visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó szabályzat tartalmazza.

A bejelentés megtétele során Adatkezelő alapvetően a bejelentő személy azonosítását végzi el. A bejelentő személy azonosítása a szükséges és elégséges mértékben a bejelentő természetes személyazonosító adatain (név, születési hely és idő, anyja neve), valamint az Adatkezelő által kezelt egyéb adaton (pl.: munkavállalói törzsszám) alapulhat. A bejelentő mérlegelésére van bízva, hogy az azonosítás érdekében milyen adatait közli Adatkezelővel.

Továbbá a bejelentésben jelölni kell az Adatkezelővel fennálló jogviszony típusát (munkajogviszony, önkéntesi, gyakornoki jogviszony, vagy csak ezen jogviszonyok előkészítése van folyamatban).

Ezen adatok segítségével Adatkezelő megállapítja, hogy a bejelentő személy a Panasztörvény 20. § (2) bekezdése alapján bejelentés megtételére jogosult személynek minősül-e, ehhez ellenőrzi belső nyilvántartásait. A már megszűnt foglalkoztatási jogviszony esetében a bejelentésben közölni kell azt is, ha a bejelentő foglalkoztatásra irányuló jogviszonya már megszűnt.

A bejelentési jogosultság fennállásának vizsgálatához szükséges Adatkezelőnek kezelnie továbbá az arra vonatkozó információt is, ha a bejelentő nem az Adatkezelővel foglalkoztatásra irányuló személy, hanem a bejelentő az Adatkezelővel szerződésben álló egyéni vállalkozó, vagy egyéni cég, vagy az Adatkezelővel szerződéses kapcsolatban álló vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy.

A jelen pont szerinti adatkezelés célja tehát az, hogy Adatkezelő azonosítani tudja a bejelentőt és meg tudja állapítani, hogy a bejelentő a Panasztörvény szerint jogosult-e bejelentést tenni, ugyanakkor jelen pont szerinti adatkezelés nem elengedhetetlen feltétele a bejelentés vizsgálatának, mivel Adatkezelő az azonosító adatok közlésének hiányában is dönthet úgy, hogy a bejelentés kivizsgálását lefolytatja.

Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdése a) pontja alapján a bejelentő hozzájárulása.

Adatkezelés időtartama

Amennyiben (i) a bejelentő a bejelentés megtételére jogosult, (ii) a bejelentést nem az arra jogosult tette, vagy a bejelentés anonim, de Adatkezelő a bejelentés alapján vizsgálatot indít, az adatkezelés tovább folytatódik az 1.2. pontban írt adatkezeléssel, a jelen pont szerinti adatkezelés beleolvad az 1.2. pont szerinti adatkezelésbe és az adatkezelés időtartama is ehhez igazodik.

Amennyiben (i) a bejelentés anonim és a bejelentő Adatkezelő kérésére sem igazolja személyazonosságát, vagy (ii) a bejelentést nem az arra jogosult tette és a bejelentés alapján Adatkezelő nem indít vizsgálatot, a bejelentést Adatkezelő a bejelentés megtételét követő 5 évig (polgári jogi elévülési idő) őrzi meg.

Adatkezelő haladéktalanul töröl minden olyan adatot, amely nem szükséges a bejelentés kivizsgálásához.

1.2.Bejelentés kivizsgálása során megvalósuló adatkezelés

Adatkezelési esetkör leírása, az adatkezelés célja

A bejelentés kivizsgálása során valósul meg a Panasztörvény bejelentővédelmi szabályainak betartásával a bejelentés érdemi, tartalmi kivizsgálása. A kivizsgálást Adatkezelő visszaélés-bejelentési szabályzata szerinti szervezeti egység jogosult elvégezni.

A kivizsgálás során Adatkezelő kezeli a bejelentő 1.1. pont szerinti adatait (amennyiben az rendelkezésére áll), a bejelentésben foglalt információkat.

A bejelentés vizsgálata során szükségszerűen kezelnie kell Adatkezelőnek az alábbi adatokat:

bejelentő azonosításához szükséges adatok,
bejelentéshez szükséges adatok,
bejelentő valamely általa megadott kapcsolattartási adata (postai cím, vagy email címe),
bejelentett személyre vonatkozó adatok.

Amennyiben a bejelentő nem adja meg a kapcsolattartáshoz szükséges adatokat, számára Adatkezelő nem tudja megadni a szükséges tájékoztatásokat, de ez a bejelentés kivizsgálását nem akadályozza meg.

Az adatkezelés során keletkező iratok, amely a bejelentés ügyiratát képezi:

szóbeli bejelentés esetén a bejelentő számára a bejelentésről készített jegyzőkönyv
[Panasztörvény 21. § (3) és (4) bekezdése alapján],
bejelentés fogadásáról szóló visszaigazolás [Panasztörvény 22. § (1) bekezdése alapján],
a bejelentés kivizsgálásáról szóló érdemi értesítés[Panasztörvény 24. § (1) bekezdése alapján].

Amennyiben a bejelentés írásban valósul meg, a bejelentőhöz kapcsoltan valósul meg a bejelentés tárolása is. Szóbeli bejelentés esetén Adatkezelő hangrögzítést nem valósít meg.

Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdése a) pontja alapján a bejelentő hozzájárulása a bejelentőre vonatkozó azonosítási adatok esetében.

Az adatkezelés jogalapaja a GDPR 6. cikk (1) bekezdése c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése az

iratok kezelése esetében, tekintve, hogy ezen iratok elkészítését a Panasztörvény 21. § (3) és (4) bekezdése, 22. § (1) bekezdése és 24. § (1) bekezdése írja elő, valamint ehhez kapcsolódóan a bejelentő kapcsolattartási adatainak a kezelése is ezen jogi előírásokon alapul, mivel a Panasztörvény előírja a kapcsolattartást a bejelentővel.

Adatkezelés időtartama

Az adatok kezelése a bejelentés érdemi kivizsgálásának lezárását követő 5 évig valósul meg (polgári jogi elévülési idő).

Adattovábbítás

A bejelentő adatait mindvégig bizalmasan kezeljük, amennyiben a bejelentés természetes személyre vonatkozik ezen személynek a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A bejelentő személyes adatai főszabály szerint csak bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a panaszos vagy a közérdekű bejelentő hozzájárult.

A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

Ha azonban nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait

az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,

b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott,

személyes adatait a Panasztörvény 6. § (4) bekezdése alapján az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

Amennyiben a bejelentés alapján büntetőeljárást kell tenni, akkor a Panasztörvény 23. § (1) bekezdése alapján intézkedni kell a Feljelentés megtételéről.

1.3.Munkavállalónak nem minősülő személyre vonatkozó bejelentés kezelésével kapcsolatos adatkezelés

Adatkezelési esetkör leírása, az adatkezelés célja

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Ezen információ vonatkozhat olyan személyre is, aki az Adatkezelővel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban áll, de nem a Munka Törvénykönyve szerinti munkajogviszony keretében (a továbbiakban: bejelentett személy).

Amennyiben ilyen bejelentés érkezik a bejelentett személyek esetében Adatkezelő elvégzi a bejelentésnek a Panasztörvény szerinti vizsgálatát, amelynek keretében:

azonosítja azt a személyt, akire a bejelentés vonatkozik,
azonosítja azt a jogellenes mulasztást, cselekményt, vagy egyéb visszaélést, amelyet a
bejelentő megjelöl,
a jogellenes mulasztás, cselekmény, vagy egyéb visszaélés körülményeit rögzíti, ehhez
információt gyűjt,
kezeli azon személyek adatait és az általuk átadott információkat, adatokat, akik a bejelentett

személy jogellenes mulasztása, cselekménye, vagy egyéb visszaélése tekintetében releváns információval rendelkeznek.

Az megjelölt adatok és információk a belső visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó szabályzat szerinti szervezeti egység kezelésében állnak.

személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára. A bejelentés (amennyiben az valósnak bizonyul) munkajogi felelősségre vonás alapját képezi.

Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) pontja alapján az Adatkezelőt terhelő azon

jogi kötelezettség teljesítése, hogy a Panasztörvény fent megjelölt szakaszai alapján a visszaélés bejelentési rendszert üzemeltesse, a bejelentéseket kivizsgálja és a bejelentések alapján intézkedéseket hajtson végre.

Adatkezelés időtartama

Az adtok kezelése a bejelentéssel kapcsolatos ügyiratban valósul meg a polgári jogi elévülési idő (a bejelentés kivizsgálásától számított 5 év) elteltéig.

Adattovábbítás

A bejelentőt Adatkezelő köteles tájékoztatni a bejelentés alapján hozott intézkedésekről, így adott esetben arról, hogy a bejelentett személlyel kapcsolatban megvalósult a felelősségre vonása, vagy feljelentést tett Munkáltató, a Panasztörvény 24. § (1) bekezdése alapján a bejelentő számára, illetve a felelősségre vonás elmaradásáról is.

Amennyiben a bejelentés alapján büntetőeljárást kell tenni, akkor a Panasztörvény 23. § (1) bekezdése alapján intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A bejelentett személy adatait Adatkezelő szintén bizalmasan kezeli, a bejelentett személyre vonatkozó adatot Adatkezelő csak a kivizsgálásba bevont munkatársak, személyek (akik érdemi információval

rendelkezhetnek a cselekményről, vagy mulasztásról) és az adott személy feletti felügyeleti jogkör gyakorlója számára adhat át.

2.Az Ön jogai az adatkezeléssel kapcsolatban

Az adatkezelés időtartamán belül Önt a Rendelet előírásai szerint az alábbi jogok illetik meg:

személyes adatokhoz és az adatkezeléssel kapcsolatos információkhoz való hozzáférés,
helyesbítéshez való jog,
adatkezelés korlátozása,
törléshez való jog,
hordozhatósághoz való jog,
tiltakozáshoz való jog,
hozzájárulás visszavonási joga.

Amennyiben Ön jogaival élni kíván, az az Ön azonosításával jár együtt, valamint Önnel szükségszerűen kommunikálnunk kell. Ezért az azonosítás érdekében személyes adatok megadására lesz szükség (de az azonosítás csak olyan adaton alapulhat, amelyet egyébként is kezelünk Önről), valamint az email fiókunkban elérhetőek lesznek az Ön adatkezeléssel kapcsolatos panasza a jelen tájékoztatóban, a panaszokkal kapcsolatban megjelölt időtartamon belül.

Az adatkezeléssel kapcsolatos panaszokat legkésőbb 30 napon belül válaszoljuk meg.

A hozzájárulás visszavonásának joga

Ön bármikor jogosult az adatkezeléshez adott hozzájárulást visszavonni, ilyen esetben a megadott adatokat rendszereinkből töröljük.

A személyes adatokhoz és információkhoz való hozzáférés.

Ön jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha az adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy:

a kezelt személyes adatokhoz hozzáférést kapjon és
a következő információkról tájékoztassuk:
- az adatkezelés céljai;
- az Önről kezelt személyes adatok kategóriái;
- információ azon címzettekről vagy címzettek kategóriáiról, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk;
- a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- az Ön azon joga, hogy kérelmezheti az Önre vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
- a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
- ha az adatokat nem Öntől gyűjtötték be, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
- az automatizált döntéshozatal tényéről (ha alkalmazott ilyen eljárás), ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információkat, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és Önre nézve milyen várható következményekkel bír.

A jog gyakorlásának célja az adatkezelés jogszerűségének megállapítására és ellenőrzésére irányulhat, ezért többszöri tájékoztatás, kérés esetén méltányos költségtérítést számolhatunk fel a tájékoztatás teljesítéséért cserébe.

A személyes adatokhoz való hozzáférést úgy biztosítjuk, hogy az Ön azonosítását követően e-mailben juttatjuk el Önhöz a kezelt személyes adatokat és az információkat.

Kérjük, hogy kérelmében jelölje meg, hogy a személyes adatokhoz kér hozzáférést, vagy az adatkezeléssel kapcsolatos információkat kéri.

Helyesbítéshez való jog.

Ön jogosult arra, hogy kérésére késedelem nélkül helyesbítsük az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

Adatkezelés korlátozásához való jog.

Ön jogosult arra, hogy kérésére korlátozzuk az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát, ha az ellenőrzésre nincs szükség, akkor korlátozást sem alkalmazunk;
az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
már nincs szükségünk a személyes adatokra a megjelölt adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, de jogos érdekünk is megalapozhatja az adatkezelést, ez esetben amíg megállapításra nem kerül, hogy jogos indokaink elsőbbséget élveznek-e az Ön jogos indokaival szemben, az adatkezelést korlátozni kell.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen (legalább a korlátozás feloldását megelőző 3 munkanappal) tájékoztatjuk Önt.

Törléshez – elfeledtetéshez való jog.

Ön jogosult arra, hogy indokolatlan késedelem nélkül töröljük az Önre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtöttük vagy kezeltük;
Ön visszavonja hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
Ön tiltakozik a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok (azaz jogos érdek) az adatkezelésre,
a személyes adatokat jogellenesen kezeltük és ez a panasz alapján megállapítást nyert,
a személyes adatokat a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

Ha bármely jogszerű oknál fogva nyilvánosságra hoztuk az Önről kezelt személyes adatot, és bármely fent megjelölt okból törölni vagyunk kötelesek azt, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megtesszük az ésszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassuk az adatokat kezelő más adatkezelőket, hogy Ön kérelmezte a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. Főszabályként az Ön személyes adatait nem hozzuk nyilvánosságra.

A törlés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
a személyes adatok kezelését előíró, a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése (ilyen eset a számlázás keretében megvalósuló adatkezelés, mivel a számla megőrzését jogszabály írja elő), illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez (pl.: ha Ön felé követelésünk áll fenn és azt még nem teljesítette, vagy fogyasztói, adatkezelési panasz intézése van folyamatban).

Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a személyes adatokat nem kezelhetjük tovább, kivéve, ha az bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Hordozhatósághoz való jog

Amennyiben az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges, vagy az adatkezelés az Ön önkéntes hozzájárulásán alapul, Önnek joga van arra, hogy kérje, hogy az Ön által a részünkre megadott adatokat gépileg értelmezhető formában megkapja, amit xml, JSON, vagy csv formátumban bocsátunk az Ön rendelkezésére, ha ez technikailag megvalósítható, akkor kérheti, hogy az adatokat ebben a formában más adatkezelő számára továbbítsuk.

Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben Ön szerint megsértettük valamely, az adatkezelésre vonatkozó törvényi rendelkezést, vagy nem teljesítettük valamely kérelmét, akkor vélelmezett jogellenes adatkezelés megszüntetése érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálati eljárását kezdeményezheti (levelezési cím: 1363 Budapest Pf. 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).

Tájékoztatjuk emellett arról is, hogy polgári pert is indíthat bíróság előtt.

3.Adatbiztonság

Az informatikai rendszerek működtetése során a szükséges jogosultságkezelési, belső szervezési és technikai megoldásokat biztosítjuk, hogy adatai illetéktelen személyek birtokába ne juthassanak, illetéktelen személyek az adatokat ne tudják törölni, kimenteni a rendszerből, vagy módosítani. Az adatvédelmi és adatbiztonsági követelményeket érvényre juttatjuk adatfeldolgozóinkkal szemben is.

Az esetleges adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezetünk, amennyiben szükséges, a felmerülő incidensekről tájékoztatjuk Önt.

4.Egyéb rendelkezések

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót az adatkezelés célját és jogalapját nem érintő módon módosítsuk.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató 2023.12.15. napjától érvényes.